Comment choisir son système de gestion électronique de documents ?
Lors du choix d’un système de GED, quelques caractéristiques sont à considérer comme essentielles.
Comment choisir votre logiciel de gestion électronique de documents (ged) ?
Discutez des besoins de votre entreprise avec vos collaborateurs afin de comprendre les fonctionnalités que votre futur outil devra gérer.
Voici les points importants qui doivent guider votre choix vers une solution plutôt qu’une autre :
1. Sécurité
Le système doit vous permettre de restreindre l’accès à certains dossiers et fichiers. Vous devez pouvoir définir des autorisations d’accès par employé. Que se passe-t-il si des documents sont perdus. La sécurité numérique de l’application devrait inclure des questions sur le cryptage, et les procédures de transmission sur le réseau interne / externe.
2. Structure des fichiers
Le système doit fournir une structure de fichiers facile à utiliser et significative pour les utilisateurs, comme une approche « armoire-tiroir-dossier ». En gros, il devrait être capable de classer vos documents dans une structure arborescente cohérente, comme le sont les documents papier dans vos archives…
3. Recherche avancée
Vous devriez disposer d’un large éventail d’options pour vous aider à trouver rapidement des affaires. Vous devriez pouvoir rechercher non seulement par le nom du dossier, mais aussi par le contenu de ce dossier, par la date de sa dernière modification, par le type de dossier, par son extension, et bien plus encore.
4. La facilité d’utilisation
Le système doit être simple à utiliser pour tous. S’il est trop complexe, vous n’obtiendrez pas le soutien total de votre personnel, ce qui perturbera votre fonctionnement quotidien et entraînera une certaine confusion.
5. Accès mobile
Vous devez choisir un système de gestion documentaire qui soit toujours accessible via les smartphones et les tablettes. Pensez par exemple aux notes de frais, qui peuvent ainsi arriver directement dans votre GED, et être classées au bon endroit.
6. Compatibilité
Toutes les GED ne sont pas compatibles Mac ET PC. En fait, très peu le sont. Bien sûr, répondre à cette question permet déjà de faire une première sélection dans les systèmes proposés. Si vous utilisez Windows, vous pouvez rayer de la liste tous les logiciels « Mac only », et vice versa.
7. Intégration
Cela va sans dire, mais le système choisi doit pouvoir s’intégrer facilement aux programmes que vous utilisez déjà, comme votre client de messagerie ou votre logiciel de gestion de la relation client . Renseignez-vous sur les logiciels pris en charge et les API lorsque vous discutez d’une solution avec un représentant commercial.
8. Prix
Et bien sûr, vous devez garder un œil sur le prix du logiciel envisagé.
En gardant ces critères à l’esprit, vous serez en mesure de sélectionner le logiciel de GED qui répond à vos attentes. Si toutefois aucun outil n’est adapté à vos besoins, sachez qu’il existe des consultants en gestion documentaire qui peuvent vous aider. Ils peuvent également vous aider à créer un système de GED personnalisé.
Présentation de PDFelement
La solution complète pour vos besoins en gestion électronique de documents Avec l’essor de la numérisation et du passage au zéro papier, les systèmes de gestion électronique de documents sont devenus importants car ils permettent de créer, de stocker et de gérer facilement des documents numériques. Le type de fichier numérique le plus répandu est le PDF. Mais même les meilleurs outils de systèmes de gestion électronique présentent des limites lorsqu’on travaille avec des PDF, car ce format n’a pas été créé pour une édition simple ou un travail collaboratif.
PDFelement vous aidera à surmonter ces limites.
Ce programme offre une solution complète pour travailler avec des documents PDF, permettant l’édition et le travail flexible avec des données, des formulaires numériques et des champs de formulaire, tout en offrant des fonctions de collaboration sécurisée (y compris des commentaires et des rédactions simples) et de partage sécurisé. La conversion par lots de fichiers en PDF et l’extraction de données de plusieurs documents à la fois permettent de réduire considérablement le temps nécessaire à la gestion des documents électroniques importants. PDFelement est le programme qui aide considérablement votre logiciel de système de gestion de documents électroniques.
Solutions que PDFelement propose pour améliorer votre système de gestion électronique de documents
a. Standardiser les documents au format PDF pour une meilleure collaboration entre toutes les équipes
Si vous avez de nombreuses équipes différentes qui travaillent avec différents types de fichiers dans différents programmes, la productivité est souvent affectée car tous les types de fichiers agissent différemment. PDFelement offre une solution simple et rapide pour transformer de nombreux formats de fichiers différents en fichiers PDF standard qui peuvent être partagés entre plusieurs équipes. Les formats de fichiers pris en charge sont Word, Excel, PPT, HTML, EPUB et RTF.
Les documents peuvent être convertis en PDF grâce à un processus de conversion par lots qui, là encore, réduit considérablement le temps nécessaire à la création de processus standardisés pour une gestion plus efficace des documents électroniques. C’est quelque chose que les outils logiciels de gestion de documents électroniques standard ne peuvent pas offrir à eux seuls.
b. Modification simple des fichiers PDF
Les fichiers PDF n’ont jamais été créés pour être édités et adaptables, mais depuis qu’ils sont devenus le format de fichier commercial standard ces dernières années, les PDF non éditables sont devenus un défi. Les solutions précédentes pour rendre les PDF éditables étaient compliquées et coûteuses, mais PDFelement s’est développé pour devenir la meilleure solution pour éditer les fichiers PDF, en créant un logiciel qui fonctionne de la même manière que tous les bons traitements de texte.
Modifiez et ajoutez facilement du texte aux documents PDF existants et nouveaux, et insérez des images et des symboles pour créer des documents diversifiés selon vos besoins. Vous pouvez effectuer ces modifications aussi facilement que si vous utilisiez Microsoft Word, et PDFelement est doté de toutes les fonctions offertes par Word, mais pour les fichiers PDF. Créez, modifiez et gérez le contenu des documents PDF d’une manière que vous ne pourriez pas faire en utilisant uniquement un système de gestion électronique de documents.
c. Extraire automatiquement des données des documents
Au fur et à mesure que vous normaliserez votre flux de documents, vous ressentirez le besoin de transférer des données importantes des fichiers vers de nouveaux documents et systèmes. Dans le passé, cela nécessitait une saisie manuelle des données, ce qui entraînait une perte de temps et de ressources. Voir https://evok.com/fr/gestion-electronique-documents/ pour en savoir plus !