Un processus en 8 étapes pour s’organiser dans son travail à distance
Conseils pour une organisation pratique du travail à distance
1. Organisez les canaux de communication
L’un des problèmes du travail à distance est la difficulté de communiquer avec les employés. Déterminez à l’avance les canaux que vous utiliserez pour communiquer avec votre responsable et vos collègues : quelles messageries, quels e-mails et quels outils d’appel vidéo vous aurez besoin.
Forbes écrit que le fait d’avoir moins d’interactions avec les collègues et savoir bien Organiser le télétravail présente également des avantages car vous avez moins de distractions liées aux bavardages inutiles. Donner la priorité aux événements personnels ou virtuels aléatoires et en faire un élément essentiel de la culture d’entreprise peut aider les membres de l’équipe à distance à se sentir plus impliqués et compléter les aspects sociaux plus limités du travail à distance.
2. Soyez à l’écoute du travail
Pour beaucoup d’entre nous, la maison est associée à la détente, pas au travail. Mais parfois, vous pouvez aussi gagner de l’argent, et vice versa, en oubliant tout ce qui se passe dans le monde – après tout, vous n’avez plus besoin de vous précipiter chez vous. Pour bien organiser votre journée de travail, commencez et terminez le travail à distance à une heure strictement déterminée, faites une pause repas et levez-vous de votre chaise pour vous réchauffer. Les experts recommandent également de ne pas rester en pyjama pendant le travail, même si aucun de vos collègues ne peut vous voir.
3. Utilisez des applications d’assistant personnel
Grâce à ces applications, vous pouvez mettre en place efficacement une journée de travail : elles vous rappelleront vos rendez-vous, qu’il est temps de prendre une collation ou de faire une pause, et suivront votre productivité quotidienne et votre temps de réalisation des tâches.
4. Organisez votre lieu de travail
Lorsque vous travaillez depuis un lit ou un canapé, ce n’est pas une bonne solution. Il serait préférable de prendre soin de votre espace personnel, idéalement un bureau où personne ne vous interrompra. Assurez-vous d’avoir un bureau et une chaise confortables pour travailler. Installez tous les appareils dont vous avez besoin et connectez-vous à l’Internet le plus pratique et le plus fiable.
5. Créez un voile d’intimité
Si vous ne disposez pas d’une salle de travail séparée pour ne pas gêner les autres occupants de l’appartement, ou pour qu’ils ne vous gênent pas, utilisez des clôtures, des écrans, ou même suspendez des rideaux pour séparer votre espace de travail. Convenez avec vos proches que c’est votre lieu de travail productif et que vous ne devez pas y être dérangé.
6. Optimisez vos processus
La progression de l’équipe peut être sensiblement ralentie si vous ne voyez pas vos collègues à proximité. On écrit que de nombreux managers ont dû réfléchir à la productivité de leurs employés sans être au bureau. Bien que de nombreuses entreprises aient adopté des approches flexibles du travail, cela impliquait généralement un petit pourcentage d’employés travaillant à domicile, plutôt que l’ensemble du personnel, et cela a créé des problèmes pour la direction qui a l’habitude d’évaluer les performances des employés principalement sur la base du fait qu’ils étaient au bureau pendant les heures de travail. Un plan de travail peu clair peut être frustrant pour votre équipe, vous devez donc vous assurer que tout le monde comprend vos systèmes. Il est bon que vous et votre équipe disposiez d’un plan de tâches clair, en fonction duquel vous pouvez travailler et, par exemple, à la fin de la journée, appeler toute l’équipe et vérifier où en est chacun d’entre vous.
7. Suivez votre budget
Même lorsque vous travaillez à distance, vous devez garder une trace de vos dépenses professionnelles. De plus, c’est encore plus nécessaire pour le travail à distance. Les applications pour smartphones peuvent vous aider à cet égard – banque mobile, gestion des comptes, etc. Vous pouvez télécharger diverses applications de budgétisation pour votre smartphone afin de vous aider à suivre vos dépenses hebdomadaires et mensuelles. Cela vous aidera à mieux organiser vos finances ou à fournir des rapports et des reçus pour le remboursement par votre employeur.
8. Veillez à la sécurité des données
Travailler en dehors du bureau signifie que vous pouvez vous connecter à des réseaux Wi-Fi dans des cafés, des centres de coworking et d’autres lieux publics qui ne sont peut-être pas aussi sécurisés que vous le souhaitez. Par conséquent, vous devez savoir que ces connexions seront sûres pour vous et votre entreprise afin que les données avec lesquelles vous travaillez ne fuient pas dans le réseau. Mettez en place un VPN pour votre travail et utilisez des pare-feu, surtout si votre travail implique des questions confidentielles. Voir https://www.rts.ch/info/suisse/12746984-les-employeurs-doivent-desormais-assumer-certains-frais-du-teletravail.html pour en savoir plus !