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On pourrait dire que les peintures rupestres ont été un exemple précoce de la gestion de documents, mais nous commençons notre histoire de la gestion de documents avec le « changeur de jeu » de l’époque, le classeur du XIXe siècle. Le classeur, sous ses nombreuses formes, a été le pilier de la gestion des documents papier pendant plus d’un siècle, jusqu’à ce qu’il soit confronté à un récent retour de bâton de la part des modernistes, des technophiles et des militants écologistes.

Le classeur : L’armoire de classement

L’histoire de la gestion des documents a peut-être commencé avec les dessins des cavernes, mais notre premier chapitre commence avec Edwin Siebels, qui a inventé le classeur dans les années 1880 pour résoudre les problèmes d’un monde souffrant d’ADMD (Acute Document Management Disorder).

Le serveur

  • Avec l’avènement de l’informatique, la gestion électronique des documents (GED) a commencé à s’attaquer à la malédiction des bureaux remplis de classeurs. Avantages et facteurs commerciaux : Récupérer l’espace improductif ;
  • Réduire les coûts de stockage ;
  • Améliorer l’incidence des pertes.

Problèmes :

  • Coûts informatiques ;
  • Documents non structurés

Le PC

Lorsque les PC ont commencé à être distribués et connectés sur un réseau local (LAN), les entreprises ont pu créer et stocker des documents sur leurs ordinateurs. Cependant, cette nouvelle capacité s’est également traduite par la prolifération de documents non structurés et leur éparpillement un peu partout, ainsi que par une convention de dénomination à huit points et trois caractères et un manque de contrôle des documents qui ont entravé les premiers jours de la GED. De plus, nous avons constaté les premiers signes de certains problèmes qui persistent aujourd’hui dans de nombreuses organisations :

  • Pas de contrôle de version,
  • Pas de piste d’audit et manque de sécurité.

Avantages et facteurs commerciaux :

  • Capacites internes ;
  • Facilité électronique

Problèmes :

  • Difficulté de gestion, de suivi et de contrôle ;
  • Sécurité

Edms : Systèmes de gestion électronique de documents

La gestion électronique des documents (GED) a évolué dans les années 80. Au départ, la GED était un outil compliqué géré par des opérateurs experts. Au début des années 90, des systèmes conviviaux ont vu l’émergence de travailleurs intellectuels utilisant la GED dans le cadre de leurs fonctions, qui se sont ensuite étendues au personnel non spécialisé. Nous avons également commencé à voir davantage de collaboration avec les clients utilisant la GED et des processus automatisés tels que la conservation et la destruction opportune des dossiers.

Avantages et facteurs commerciaux :

  • Efficacité basée sur les rôles ;
  • Collaboration avec les clients ;
  • Capture des données dans plusieurs formats ;
  • Destruction automatisée des documents.

Enjeux :

  • Alignement de la GED sur les processus métier ;
  • Recherche de documents

Le moteur de recherche

Avec des milliers de documents dispersés sous forme numérique, la question de la localisation des documents est devenue de plus en plus importante, ce qui a suscité une innovation qui a changé la donne. Les fournisseurs de GED ont commencé à intégrer la recherche plein texte. Les entreprises peuvent désormais trouver n’importe quel document dans leur GED en quelques secondes.

Avantages et facteurs commerciaux :

  • Efficacité du système ;
  • Productivité du personnel ;
  • Rapidité des opérations

Enjeux :

Optimisation de la capture, du stockage et de la récupération des données

Le scanner

Les scanners font partie du paysage de la GED depuis le milieu des années 1980 et sont devenus progressivement plus rapides, plus simples à utiliser et plus intégrés. Aujourd’hui, la technologie des scanners permet à quiconque de prendre un document de 50 pages, d’y attacher un code-barres et de le numériser automatiquement directement dans sa GED, prêt à être édité, partagé et collaboré. Avantages et facteurs commerciaux : Réduction de la dépendance au papier ; technologie rapide et rentable ; responsabilisation du bureau et du personnel.

Le nuage

Grâce à Internet, les entreprises peuvent choisir leur mode de gestion des documents en fonction de leur situation, de leur budget et de leurs préférences. Les entreprises ne sont pas totalement dépendantes des serveurs locaux pour héberger leurs données ou du personnel informatique pour les maintenir. Elles peuvent choisir d’externaliser leurs serveurs, leur personnel informatique et leurs logiciels dans le nuage. Le logiciel en tant que service (Saas) signifie que l’infrastructure DMS est préconstruite dans le cloud et que le logiciel est disponible à la demande via un navigateur web. Avantages et facteurs commerciaux :

  • Options en matière d’infrastructure et de coûts ; plus de formes de travail à distance ;
  • Options de GED d’entrée de gamme.

Problèmes :

Faire le bon choix de déploiement de la GED

Appareils intelligents

Les téléphones intelligents font de « l’information au bout des doigts » une réalité. Les utilisateurs peuvent accéder à l’ensemble de leur base de données documentaire, ainsi que rechercher des documents et les partager en externe directement depuis leur téléphone ou leur tablette.

Avantages et facteurs commerciaux :

  • Portabilité,
  • Commodité,
  • Rapidité ;

La gestion électronique des documents aujourd’hui

D’une part, dans de nombreuses entreprises, les travailleurs intellectuels perdent encore 25 % de leur temps à rechercher la bonne version d’un document. D’autre part, les entreprises progressistes exploitent pleinement la GED en l’intégrant à leurs processus et fonctions d’entreprise tels que la conception de flux de travail dynamiques, le flux de travail automatisé et les tableaux de bord de veille économique. La GED est également à l’avant-garde de la gestion de la conformité et de la mise en œuvre de politiques de conservation faciles à gérer.

 La gestion électronique des documents aujourd’hui

Sujets brûlants de la gestion électronique des documents aujourd’hui

  • Révision des processus métier ;
  • Conception dynamique des flux de travail ;
  • Flux de travail automatisé ;
  • Alertes aux points de contrôle ;
  • Efficacité inter-services ;
  • Intégration de la GED multisite ;
  • Efficacité du travail à distance ;
  • Gestion de la conformité ;
  • Sécurité robuste ;
  • Gestion de la politique de conservation des documents ;
  • Pistes d’audit à 100 % ;
  • Tableaux de bord de veille économique ;
  • Interface utilisateur personnalisable ;
  • Options de déploiement et d’accès ;
  • Processus et collaboration avec les partenaires, les clients et les fournisseurs ;
  • Rapidité, efficacité et productivité.

Un article proposé par : https://evok.com/fr/gestion-electronique-documents/

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