Il est difficile de prendre une décision concernant un logiciel de gestion de documents. C’est pourquoi il est important d’obtenir des réponses à vos questions avant de vous engager trop loin dans la voie de l’achat. Comment s’y prendre ? Obtenez une démonstration du logiciel et posez immédiatement les questions qui comptent pour votre entreprise.
15 questions que les gens posent lors des démonstrations de logiciels de gestion de documents
Vous ne savez pas quel type de questions posées lors de la démonstration d’un logiciel de gestion de documents ? Jetez un coup d’œil à quelques-unes des questions auxquelles nous avons récemment répondu lors de démonstrations de Webdocs. (Webdocs est un système de gestion électronique de documents. Il est généralement au cœur de toutes nos solutions de gestion de documents).
1. Puis-je effectuer une recherche dans le texte intégral du document ?
Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de recherche complète pour effectuer une recherche sur la base de n’importe quel texte dans un document électronique.
2. Puis-je obliger les gens à enregistrer leurs documents dans Webdocs ?
Vous avez quelques options pour forcer les gens à enregistrer leurs documents dans Webdocs. Il existe des outils utilisateur qui automatisent le processus de capture. Et il existe des solutions de contournement manuelles, comme faire de Webdocs le seul pilote d’impression disponible.
3. Puis-je empêcher les gens d’accéder à certains dossiers ?
Vous pouvez verrouiller le système et empêcher les gens de voir certains dossiers ou certains documents. Par exemple, vous pouvez empêcher la plupart des employés de voir les documents d’entreprise partagés avec le conseil d’administration.
4. Quel est l’objectif du code-barres ? Quelles informations contient-il ?
La plupart du temps, le code-barres porte une valeur unique sur laquelle nous pouvons effectuer une recherche. Par exemple, sur un document RH, il peut s’agir du nom ou du numéro d’un employé. Le code-barres facilite la recherche de documents relatifs à cet employé.
5. Comment puis-je configurer les autorisations des utilisateurs ?
Il y a un serveur d’authentification dans Webdocs. Vous pouvez même le coupler avec votre Active Directory pour transférer les permissions. La sécurité et le contrôle d’audit continueront à être détenus par Webdocs.
6. Si je perds l’internet, puis-je encore obtenir les documents ?
Oui, vos documents seront accessibles tant que votre serveur fonctionnera. Cela n’a pas d’importance si votre Internet est en panne. Vous avez juste besoin de la connexion au serveur.
7. Le logiciel est-il compatible avec le cloud ?
Le logiciel fonctionne sur n’importe quel serveur sur lequel vous l’hébergez. Cela inclut les serveurs basés sur le cloud, tels que Amazon Web Services ou Microsoft Azure.
8. Puis-je utiliser Webdocs dans mes produits Microsoft ?
Webdocs est un système non propriétaire, ce qui signifie que nous pouvons nous connecter à tout type de contenu que vos systèmes possèdent. Ainsi, vous pouvez utiliser Webdocs dans vos produits Microsoft comme Outlook et Word.
9. Puis-je avoir deux utilisateurs qui travaillent sur le même document en même temps ?
Plusieurs utilisateurs pourront voir le document, mais un seul pourra apporter des modifications à la fois.
10. Comment saurai-je si quelque chose arrive à un document ?
Dans Webdocs, vous pourrez suivre chaque action effectuée sur un document dans un workflow ou dans le système de gestion de documents.
11. Comment puis-je voir comment les différentes versions sont empilées ?
Une fois qu’un document est enregistré dans le système, il est sauvegardé – et ce document est toujours conservé. Chaque fois qu’un document est sorti et rentré, une copie est enregistrée. Mais la version la plus récente est toujours la version disponible pour l’extraction. Vous avez la possibilité d’utiliser une version antérieure à la place en la promouvant au sommet.
12. Et si nous voulions copier un document et le transformer en un nouveau document ?
De nombreuses personnes utilisent Webdocs pour la gestion des modèles. Il suffit d’extraire un document et de l’enregistrer comme un nouveau document Webdocs. Le modèle restera inchangé, et vous pourrez faciliter la création de nouveaux documents par les employés.
13. Lorsque je veux afficher les factures associées à un code de voyage, y a-t-il un moyen de savoir si elles ont été payées ?
Webdocs s’intègre à vos applications par le biais d’API RESTful. Cela signifie que vous pouvez obtenir et envoyer des mises à jour entre vos applications et Webdocs. Et vous pouvez extraire une facture de Webdocs dans votre application.
14. Puis-je extraire des informations sur les fournisseurs dans un fichier Excel ?
Oui, vous pouvez faire une recherche pour un fournisseur et exporter cette information dans un fichier Excel. Vous pouvez ensuite trier les informations que vous souhaitez.
15. Quel type d’assistance offrez-vous ? Pourrai-je appeler à tout moment ?
Il devrait toujours y avoir une équipe d’assistance technique qui prend en charge nos produits. Vous pouvez les appeler, leur envoyer un courriel ou discuter en direct avec eux pour obtenir de l’aide après la mise en œuvre. Voir cette page https://evok.com/fr/gestion-electronique-documents/ qui vous en dira encore plus sur le sujet