L’ERP est un outil logiciel que nous utilisons tous et qui est au cœur des activités, aidant à atteindre les objectifs. Choisir le bon ERP Suisse pour notre entreprise est l’une des décisions les plus importantes que nous prendrons. Cette décision doit être la bonne. Voici quelques critères de sélection d’un système ERP que vous devriez garder à l’esprit pendant votre projet de sélection. Gardez toujours à l’esprit quels sont les objectifs de votre entreprise lorsque vous examinez les critères de sélection d’un ERP, et comment ceux-ci peuvent avoir un impact sur chaque élément.
Critère de sélection d’un PGI no 1 : exigences opérationnelles
Dressez une liste claire et complète de vos besoins pour votre ERP. Utilisez toutes les ressources disponibles pour que cette liste soit excellente. Parlez à vos ouvriers de production et à votre responsable des achats. Écoutez la direction, vos clients et vos fournisseurs. Appelez d’anciens employés et des vendeurs actuels. Lorsque toutes les idées sont écrites, établissez des priorités pour l’ensemble de la liste. Parvenez à un consensus solide sur les exigences qui sont absolument « indispensables ». Le niveau de priorité suivant comprend les éléments qui ne sont pas obligatoires mais dont l’inclusion est considérée comme bénéfique pour l’entreprise. Tous les autres éléments énumérés sont dans une catégorie inférieure, simplement « agréables à avoir ».
Les critères essentiels de sélection d’un ERP
Faites circuler votre liste de priorités parmi les personnes qui vous ont fourni des informations.
- Sont-ils d’accord avec la liste des besoins ?
- Doit-elle être mise à jour ?
- Quelqu’un peut-il fournir des arguments solides pour faire passer un point de la catégorie 2 à la catégorie 1 ?
La plupart des autres critères supposent que cette liste est aussi bonne qu’elle peut l’être. Un modèle d’exigences ERP vous sera d’une aide précieuse dans ce processus, car il vous permettra de décomposer vos caractéristiques requises en fonctionnalités spécifiques. Notre modèle d’exigences va au-delà des demandes de fonctionnalités individuelles et demande des fonctions spécifiques. Par exemple, comment le grand livre général automatise-t-il les transactions récurrentes ? Et, si le logiciel permet d’établir des règles pour calculer les montants des transactions du grand livre. Ces détails granulaires vous donneront une vue d’ensemble de la fonctionnalité d’un système et de la manière dont le logiciel peut répondre à vos besoins, c’est-à-dire s’il s’agit d’une fonctionnalité prête à l’emploi, d’une personnalisation ou de l’intégration d’un tiers.
Critère de sélection d’un ERP n° 2 : soutien de la direction
Ce critère peut sembler évident. Trop souvent, il n’est pas reconnu pour son importance. On peut choisir le meilleur ERP possible pour son entreprise, mais sans le soutien de la direction, le projet est probablement voué à l’échec. Le soutien va au-delà de la simple approbation des dépenses. Vous voulez que votre direction incarne activement son soutien. Lorsqu’une ressource d’un autre département est nécessaire, le manager peut freiner les progrès en apportant un soutien tiède. Lorsqu’il s’agit de choisir entre le nouvel ERP et le système actuel, vous voulez être sûr que le manager soutient réellement l’ERP, même si cela entraîne un coût à court terme au moment du choix.
Il peut sembler difficile de convaincre la direction d’adhérer au projet ERP, mais c’est la clé de la réussite de votre projet. En plus de déterminer les coûts de sélection, vous devez axer votre analyse de rentabilité sur les objectifs de l’entreprise et sur la façon dont l’ERP peut l’aider à les atteindre.
Critère de sélection d’un ERP n° 3 : le support aux utilisateurs
Des personnes de tous les secteurs fonctionnels seront des utilisateurs du nouvel ERP. Obtenez leur soutien en vous assurant que leurs besoins et leurs souhaits sont inclus dans la liste des exigences. Ces utilisateurs, où qu’ils travaillent, auront beaucoup à gagner de la réussite de la mise en œuvre de votre ERP. Faites savoir à ces utilisateurs qu’ils disposeront du soutien nécessaire, comme la formation et l’équipement dont ils ont besoin pour utiliser l’ERP et en retirer de la valeur pour eux comme pour l’ensemble de l’organisation. Veillez à ce qu’ils sachent qu’ils bénéficieront d’un soutien pour les aider à effectuer les changements nécessaires. En retour, ils soutiendront vos efforts pour utiliser et tirer profit de votre nouvel ERP. Assurez-vous ici que la documentation dont les utilisateurs auront besoin est disponible au moment et à l’endroit où ils en ont besoin et qu’elle est de qualité suffisante pour répondre à leurs besoins.
Critère de sélection ERP n° 4 : exigences fonctionnelles
Votre entreprise a certaines exigences fonctionnelles qui doivent être satisfaites avant même vos exigences de changement et de mise à jour. Cet ERP prend-il en charge les commandes de vente qui comprennent à la fois des produits physiques liés et des services ? Si c’est ce que votre entreprise vend, il doit le faire. Votre entreprise opère dans plusieurs pays du monde. Les composants comptables de l’ERP incluent-ils plusieurs devises et la possibilité de travailler avec les différents systèmes fiscaux de ces pays ?
Pensez à tous les composants ERP qui ne sont pas nécessaires à votre activité. Si votre activité est la distribution et que vous n’avez pas d’activité de fabrication, pouvez-vous facilement contourner les demandes de travaux en cours faites par un système d’inventaire intégré inclus dans certains ERP ?
Des secteurs et des départements spécifiques auront des besoins fonctionnels très particuliers ; vos critères de sélection d’un ERP doivent tenir compte des besoins et des souhaits de chaque département. Votre ERP doit faciliter les choses, et non les compliquer, pour tous les services. Votre chaîne d’approvisionnement doit savoir si votre ERP va s’intégrer avec ses fournisseurs, et s’ils peuvent suivre l’évolution des stocks. Voir https://geneve.news/quel-erp-choisir-pour-sa-pme-geneve/ pour en savoir plus !